E-Care adalah aplikasi manajemen pengujian dan kalibrasi yang dirancang untuk mendukung operasional laboratorium, balai pengujian, fasilitas pelayanan kesehatan, maupun perusahaan jasa pengujian dan kalibrasi secara terintegrasi.

Aplikasi ini mengelola seluruh proses bisnis secara digital, mulai dari Sales Order (SO), Purchase Order (PO), Onsite Penugasan (OP), proses pengujian dan kalibrasi, penerbitan sertifikat/laporan, hingga penagihan dan pembayaran. Seluruh proses tersebut terdokumentasi secara sistematis sehingga meningkatkan efisiensi, akurasi, transparansi, serta pengendalian mutu layanan.

E-Care dikembangkan dengan mengacu pada prinsip-prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 serta mendukung implementasi ISO/IEC 17025:2017, khususnya pada aspek:

• Pengendalian dokumen dan rekaman mutu
• Ketertelusuran (traceability) proses pengujian dan kalibrasi
• Pengelolaan data teknis
• Penyediaan bukti objektif untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal

Selain itu, E-Care mendukung integrasi dengan ASPAK (Aplikasi Sarana, Prasarana, dan Alat Kesehatan), dilengkapi Tanda Tangan Elektronik (TTE) serta Validasi QR Code untuk menjamin keaslian dokumen, keamanan data, dan kemudahan verifikasi sertifikat maupun laporan hasil pengujian/kalibrasi.

✨ Fitur Utama

👨‍💼 Manajemen Transaksi & Operasional

1. Sales Order (SO) / Penawaran

• Pembuatan dan pengelolaan dokumen penawaran.
• Perhitungan biaya layanan secara otomatis.
• Dukungan diskon dalam bentuk persentase (%) maupun nominal (Rp).
• Integrasi tautan E-Katalog.
• Perhitungan ongkos kirim secara otomatis.

2. Purchase Order (PO) / Bukti Pesanan

• Pengelolaan bukti pesanan pelanggan.
• Validasi dan persetujuan transaksi layanan.
• Monitoring status pesanan.

3. Onsite Penugasan (OP)

• Penjadwalan pekerjaan lapangan.
• Distribusi tugas teknisi secara terstruktur.
• Monitoring pelaksanaan pekerjaan secara real-time.

4. Pengujian & Kalibrasi

• Pengelolaan proses pengujian dan kalibrasi.
• Monitoring progres pekerjaan secara real-time.
• Tracking status pekerjaan mulai dari penerimaan hingga penerbitan sertifikat.
• Monitoring masa berlaku kalibrasi alat dengan kategori:
  • Mendekati jatuh tempo (3 bulan)
  • Mendekati jatuh tempo (1 bulan)
  • Expired

5. Pengesahan Sertifikat & Laporan

• Validasi dan penyeliaan hasil pengujian/kalibrasi.
• Pengesahan dokumen menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE).
• Verifikasi keaslian dokumen melalui QR Code.

6. Invoice & Pembayaran

• Pembuatan invoice otomatis berdasarkan pekerjaan yang telah selesai.
• Monitoring status pembayaran:
  • Menunggu Pembayaran
  • Lunas
  • Terlambat Bayar
• Rekapitulasi pendapatan dan piutang pelanggan.

📂 Master Data

Customer

• Pengelolaan data pelanggan.
• Mendukung sinkronisasi dan import ke ASPAK.

Alat Kesehatan

• Database alat kesehatan.
• Mendukung import ke ASPAK.

Alat Ukur

• Database alat ukur dan instrumen pengujian/kalibrasi.

Ruang

• Pengelolaan ruang dan lokasi pengujian.
• Mendukung import ke ASPAK.

Karyawan

• Data pegawai, teknisi, dan personel laboratorium.

User & Hak Akses

• Manajemen pengguna sistem.
• Role Based Access Control (RBAC).
• Pengaturan hak akses sesuai fungsi dan kewenangan.

📑 Dokumen & Template

Template dan Ekspor Data

Menyediakan berbagai template dan fasilitas ekspor dokumen, antara lain:

• Template Import Customer (Excel)
• Template Download ASPAK (Excel)
• Export Penawaran (Excel)
• Export Rekap Harian (Excel)
• Export Berita Acara Pekerjaan Kalibrasi (Excel & PDF)
• Export BAST (Excel & PDF)
• Export Sertifikat (Excel & PDF)

Manajemen Dokumen

• Upload laporan hasil pengujian/kalibrasi.
• Revisi Sales Order dan Purchase Order.
• Penyimpanan arsip digital terpusat.

Keamanan Dokumen

• Tanda Tangan Elektronik (TTE).
• QR Code Validation.
• Verifikasi keaslian sertifikat dan laporan secara online.

Label Aset Pengujian/Kalibrasi

• Generate label aset secara otomatis.
• Ukuran label besar maupun kecil.
• Status:
  • Laik
  • Tidak Laik
• Terintegrasi QR Code.
• Mendukung pencetakan format A3.

📊 Dashboard, Pelaporan & Monitoring

Dashboard Operasional

Menyediakan informasi operasional secara real-time, meliputi:

• Statistik transaksi layanan
• Statistik master data
• Progress pekerjaan pengujian dan kalibrasi
• Persentase penyelesaian pekerjaan
• Status invoice dan pembayaran
• Statistik pendapatan akrual
• Timeline pekerjaan
• Produktivitas pegawai
• Progress kalibrasi per teknisi
• Ringkasan aktivitas sistem

Dashboard Keuangan

Menyajikan informasi keuangan secara komprehensif, antara lain:

• Total pembayaran
• Pendapatan per bulan
• Pendapatan akrual
• Monitoring piutang pelanggan
• Statistik invoice dan status pembayaran

🛡️ Dukungan Sistem Manajemen Mutu

E-Care mendukung implementasi dan pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu melalui:

• Pengendalian dokumen dan rekaman mutu.
• Ketertelusuran seluruh proses pengujian dan kalibrasi.
• Monitoring kinerja layanan secara berkelanjutan.
• Penyimpanan bukti objektif untuk kebutuhan audit.
• Pengelolaan hak akses berbasis peran (RBAC).
• Validasi dan otorisasi dokumen elektronik.
• Penyediaan data pendukung Audit Internal maupun Audit Eksternal.

⭐ Manfaat E-Care

Dengan fitur-fitur yang lengkap dan terintegrasi, E-Care menjadi solusi digital yang mendukung operasional laboratorium dan perusahaan jasa pengujian maupun kalibrasi agar lebih:

• Terintegrasi dari awal hingga akhir proses layanan.
• Efisien dan terdokumentasi secara digital.
• Transparan dan mudah ditelusuri (traceable).
• Aman melalui TTE dan QR Code Validation.
• Mendukung integrasi dengan ASPAK.
• Siap mendukung implementasi ISO/IEC 17025:2017 dan ISO 9001:2015.
• Mempermudah proses audit internal maupun eksternal.

E-Care menghadirkan solusi modern untuk pengelolaan layanan pengujian dan kalibrasi yang profesional, efisien, terdokumentasi, aman, dan sesuai dengan standar mutu.